6. Microsoft Word.
Форматирование текста. Подготовка документа к печати.


Задача

При подготовке достаточно большого документа он редко имеет желаемый для печати вид. Часто отдельные фрагменты текста готовятся в разных условиях и потом сводятся в общий документ. Особую сложность представляют отсканированные куски текста. Зачастую проще снять все форматирование с разнородного текста и начать форматирование заново. Процесс обработки текста может привести к непредвиденным результатам, поэтому прежде всего надо научиться использовать кнопки "Отменить" и "Вернуть". Помните, что можно отменить действия до последнего сохранения документа. Кроме того желательно перед серьезными изменениями сохранить файл под другим именем, чтобы иметь две версии текста.

    I Практическая работа. Откройте файл lab7.doc в рабочей папке. Сохраните его в той же папке под именем lab7i.doc. ("Сохранить как ...")

Документ не отформатирован, кроме того, содержит сокращения, лишние пробелы, абзацные отступы (чтобы их увидеть – нажмите кнопку «Непечатаемые знаки» на панели инструментов)

Задача: подготовить указанный документ к печати, по разному оформив отличающиеся по смыслу фрагменты (номер работы, название работы, название опыта, описание опыта, ТБ).


Правка документа при помощи операций поиска и замены.

Microsoft Word можно использовать для поиска и замены текста, форматирования, знаков абзаца, пробелов и прочих элементов. Для расширения поиска можно использовать подстановочные знаки и коды.

Операциями поиска и замены можно найти, заменить или удалить форматирование знаков. Например, найти определенное слово или фразу и заменить искомым текстом с другим цветом шрифта. Или найти текст в определенном формате, например текст, написанный полужирным шрифтом, и заменить тем же текстом с курсивным начертанием. Поиск и замену можно проводить во всем тексте документа или в выделенной его части.

Поиск текста

В Microsoft Word возможен быстрый поиск всех вхождений указанного слова или фразы.

  • В меню Правка выберите команду Найти.
  • В поле Найти введите текст, который требуется найти.
  • Выберите другие необходимые параметры.
  • Нажмите кнопку Найти далее или Найти все.

Замена текста

Можно автоматически заменить текст, например можно заменить слово «пик» на «максимум».

  • В меню Правка выберите команду Заменить.
  • В поле Найти введите текст, который требуется найти.
  • В поле Заменить на введите текст для замены.
  • Установите другие необходимые параметры.
  • Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все.
    Чтобы прервать процесс поиска, нажмите клавишу ESC.

Поиск и замена знаков абзаца, и других элементов

Существует возможность быстрого поиска и замены специальных знаков и элементов документа, таких как разрывы страниц и знаки табуляции.

  • В меню Правка выберите команду Найти или Заменить.
  • Если кнопка Специальный не отображена, нажмите кнопку Больше.
  • Чтобы выбрать элемент из списка, нажмите кнопку Специальный, а затем выберите необходимый специальный символ.
  • Если требуется заменить элемент, введите заменяющий элемент в поле Заменить на.
  • Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все.

    I В файле lab7i.doc удалите лишние пробелы. Для этого в поле Найти введите два пробела, в поле Заменить на – один пробел. Нажмите кнопку Заменить все. Повторяйте операцию пока замены не прекратятся. Также удалите лишние знаки абзаца (используя кнопку Специальный символ). Замените сокращение в тексте «гкс» на слово «гидроксид». При неудачах используйте кнопки "Отменить" и "Вернуть". Сохраните документ.


Прямое форматирование текста.

Эта проблема решается с использованием пункта меню Формат или кнопок на панели форматирования. При этом нужно учитывать, что то, что команды, касающиеся шрифта (шрифт, размер, начертание) будут действовать на текущее слово, а команды из пункта абзац (интервалы, выравнивание и т.п.) - на текущий абзац. Если надо применить команду более широко - используется выделение.

Таким образом для форматирования текста необходимо:

    - выделить фрагмент текста
    - установить нужные параметры (шрифт, размер, интервалы,начертание...).

    I В файле lab7i.doc оформить первый абзац первого опыта: Arial Cyr, 14 пт, Красная строка 1,25 см, по ширине, полуторный интервал. Сохраните.


Копирование формата.

Для этого на панели форматирования есть кнопка "Кисточка". Сначала ее "обмакнуть" в нужный формат: установите курсор в том месте откуда будете копировать и дважды щелкните мышкой. Затем можно "красить": переведите курсор с "кисточкой" на нужное место и маркируйте нужный фрагмент. Его оформление изменится, когда вы опустите клавишу мышки.

    I Скопируйте формат первого абзаца рабочего документа на второй. Сохраните документ.


Стили.

Для повышения эффективности и стандартизации оформления документов WindWord предлагает такой инструмент как Стиль - совокупность всех параметров форматирования, вида и начертания шрифта, размера шрифта, интервалов и отступов абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно. Существуют встроенные стили документа, удалить которые нельзя, но можно изменять их параметры, и стили пользователя, которые можно как создавать, так и удалять. Новый стиль создается на основе одного из существующих, который в этом случае будет называться базовым стилем. Если затем изменяется атрибут базового стиля, это изменение распространяется на все стили данного документа, созданные на его основе. Существует несколько типов стиля:

  • Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание текста.
  • Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование знаков.
  • Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.
  • Стиль списка определяет выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем элементам списка.

Список стилей обычно присутствует на панели форматирования, или его можно найти в области задач Стили и Форматирование, которая открывается соответствующей кнопкой на панели форматирования или через меню: Формат - Стили и Форматирование. Для применения стиля надо выделить фрагмент текста и указать нужный стиль.

    I Откройте область задач Стили и Форматирование. Попробуйте применить к названию текста в рабочем файле различные стили из галереи стилей.


Создание стиля

Создавать новые стили можно самостоятельно. Допустим нам нужно создать стили абзаца:

    - Описание опыта: Обычный, Times New Roman, 14 пт, Красная строка 1,25 см, по ширине, полуторный интервал. след: Описание опыта
    - Название опыта: Описание опыта, Arial, 12, Ж, по центру, не отрывать от сл., не разрывать, без переносов, отступ сверху 6 пт. След: Описание опыта
    - Название работы: Название опыта, 14, К, След.: Название опыта
    - Номер работы: Название работы, 12 пт, не курсив, с новой стр., След.: Название работы
    Для выделения указаний по технике безопасности создается стиль знака:
    - ТБ: Стиль знака, Основной стиль абзаца, Ж,К, зеленый

Для создания стиля: откройте область задач Стили и форматирование (меню: Формат - Стили и Форматирование);

  1. В области задач Стили и форматирование нажмите кнопку Создать стиль: открывается вкладка Создание стиля. На этой вкладке:
  2. В поле Имя введите название стиля.
  3. В поле Стиль укажите, что это стиль абзаца или знака.
  4. Укажите базовый стиль и стиль следующего абзаца
  5. Выберите нужные параметры на имеющейся панели или нажмите кнопку Формат для установки дополнительных параметров.

Если перед созданием стиля выделить текст, уже отформатированный нужным образом то параметры стиля установятся автоматически такими же, как у выделенного текста.

При создании стиля в специальном окне можно видеть, как изменяется вид текста с изменением форматирования.

    I Создайте нужные стили. Отформатируйте документ, применив стили. Сохраните документ.


Изменение стиля

Если созданный или имеющийся стиль нас не устраивает, он всегда может быть изменен. При изменении стиля все абзацы документа отформатированные этим стилем сразу изменятся. Так можно быстро изменить внешний вид текста, не форматируя каждый абзац в отдельности.

Для изменения стиля: откройте область задач Стили и форматирование (меню: Формат - Стили и Форматирование);

  1. Щелкните стиль, который требуется изменить, правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Изменить.
  2. Выберите нужные параметры.
  3. Для просмотра дополнительных параметров нажмите кнопку Формат, а затем выберите раздел, например Шрифт или Абзац, параметры которого требуется изменить.
  4. После изменения параметров нажмите кнопку OK, а затем измените таким же образом остальные атрибуты.

    I Измените стили в рабочем документе: Название опыта (Цвет: синий); стиль ТБ (Цвет: красный). Изменился ли вид документа? Сохраните документ.


Шаблоны.

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Шаблон – специальный файл (с расширением .dot), содержащий совокупность всех стилей оформления и настроек, присущих данному документу. При запуске WORD-а используется обычно шаблон Normal.dot, однако можно использовать и другие шаблоны, а также создавать свои шаблоны.

Изменение шаблона затронет все документы, которые будут в дальнейшем создаваться на его основе, но не влияют на содержимое уже существующих документов, основанных на этом шаблоне.

Поскольку шаблоны могут содержать макросы с вирусами, проявляйте осторожность при их открытии или создании файлов на их основе. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных источников.


Использование шаблона при создании документа.

Чтобы создать документ на основе шаблона:

  1. В меню Файл выберите команду Создать.
  2. В области задач Создание документа в группе Создание с помощью шаблонов выберите команду Общие шаблоны. (На данном компьютере). Откроется окно, содержащее имеющиеся шаблоны.
  3. Выберите нужный шаблон, а затем нажмите кнопку OK.
  4. Наберите текст документа, используя структуру и стили шаблона.

    I Создайте новый документ, используя встроенный шаблон «Стандартное письмо» (на вкладке Письма и факсы), заполните произвольным текстом. Сохраните документ в рабочей папке под именем «письмо ФИО.doc»


Создание шаблона.

Допускается также создание собственных шаблонов для хранения стилей, элементов автотекста, макросов и т.п. и часто повторяющихся фрагментов текста.

Наиболее просто создавать шаблон на основе существующего документа. Если документ не открыт – откройте его.

  1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  2. В поле Тип файла выберите Шаблон документа.
  3. По умолчанию файл сохраняется в папке Шаблоны. Если требуется сохранить шаблон таким образом, чтобы он отображался не на вкладке Общие, перейдите в подпапку или создайте новую в папке Шаблоны.
  4. В поле Имя файла введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.
  5. При желании добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно.
  6. Измените нужным образом размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
  7. Сохраните и закройте полученный шаблон. Теперь при создании нового документа вы можете его использовать.

    I На основе документа lab7i.doc создайте шаблон LAB.DOT. Он должен включать строчки: номер работы, Название работы, Название опыта, Описание опыта, ТБ, оформленные соответствующими стилями. Сохраните шаблон LAB.DOT. Откройте новый документ на основе этого шаблона, наберите произвольный текст и сохраните в рабочей папке под именем labФИО.doc


Присоединение шаблонов.

При работе документом допускается использование стилей, макросов, сочетаний клавиш и настраиваемых панелей инструментов, которые хранятся либо в шаблоне Normal.dot, либо в шаблоне, присоединенном к активному документу. Однако всегда есть возможность присоединить к документу дополнительный шаблон или загрузить дополнительный шаблон как общий. Кроме того, нужные элементы из одного шаблона или документа можно скопировать в другой. Для реализации этих возможностей используется команда меню Сервис - Шаблоны и надстройки.

Присоединение шаблона или загрузка шаблона как общего.

  • В меню Сервис выберите команду Шаблоны и надстройки.
  • Для присоединения: В открывшемся окне нажмите кнопку Присоединить, затем найдите и укажите нужный шаблон.
  • Для установки общего шаблона: В списке Общие шаблоны и надстройки установите флажок рядом с нужным шаблоном. Если нужного шаблона нет в списке, нажмите кнопку Добавить, найдите и укажите нужный шаблон.

Копирование стилей в другой документ или шаблон.

При необходимости нужные элементы из одного шаблона или документа можно скопировать в другой. Для реализации этих возможностей также используется команда меню Сервис - Шаблоны и надстройки – кнопка Организатор.

  • В меню Сервис выберите команду Шаблоны и надстройки. Нажмите кнопку Организатор.
  • В окне Организатора откройте вкладку Стили.
  • Выделите в соответствующем списке элементы, которые требуется скопировать, а затем нажмите кнопку Копировать.
  • Если для копирования элементов требуется выбрать другой шаблон или файл, нажмите кнопку Закрыть файл, а затем кнопку Открыть файл и откройте нужный шаблон или файл.

    I Скопируйте один из стилей шаблона стандартного письма в документ lab7i.doc , используйте этот стиль для оформления своей подписи внизу документа (строка Фамилия студента).


Подготовка документа к печати.

Чтобы посмотреть, как будет выглядеть документ при печати используется режим Предварительный просмотр, Для перехода в этот режим нажмите кнопку на панели инструментов или используйте меню: Файл-Предварительный просмотр. Используя кнопки панели в этом режиме можно менять масштаб, число страниц на экране, производить подгонку страниц. Щелчок мышки по странице увеличивает масштаб изображения до 100%. Для редактирования текста в режиме просмотра отключите кнопку Увеличение, после этого можно установить курсор в нужном месте текста и изменить текст.

Параметры страницы для печати устанавливаются через меню: Файл-Параметры страницы. У окна параметров три вкладки: Размер бумаги, Поля. Источник бумаги. Помимо полей и размера бумаги здесь устанавливается и ориентация текста на листе – Книжная или Альбомная

Параметры печати устанавливают через меню: Файл-Печать. Здесь можно указать что печатать (все, отдельные страницы, выделенный текст) и как (число страниц на листе, число копий и т.д.) Чтобы печатать с уже определенными параметрами, можно использовать значок принтера на панели инструментов.

Некоторые из указанных возможностей доступны только для компьютера настроенного на определенный принтер.

    I Просмотрите документ lab7i.doc в режиме предварительного просмотра, 1,2,4 страницы на экране, исправьте возможные недочеты. Измените параметры страницы (размер А5, альбомная) и снова просмотрите документ в режиме предварительного просмотра. Окончательно сохраните документ. Выйдите из WORD’a, перенесите созданные файлы на дискету для зачета.


Вопросы к занятию 6

  1. Правка документа при помощи операций поиска и замены текста.
    Удаление ненужных символов, специальных символов
  2. Прямое форматирование текста. Установка параметров шрифта и абзаца.
  3. Форматирование копированием формата.
  4. Стиль. Типы стилей. Форматирование применением готовых стилей.
  5. Изменение и создание стиля.
  6. Шаблоны. Создание документа по шаблону
  7. Создание и изменение шаблонов
  8. Использование стилей из других шаблонов
  9. Предварительный просмотр документа
  10. Определение параметров страницы и печати

Сдача практической части темы - на дискете: lab7i.doc отформатированный с использованием стилей, labФИО.doc созданный по шаблону LAB.DOT, письмоФИО.doc созданный по шаблону письма.


Задать вопрос
Наверх


< И К Т   |  Карта сайта   |  Главная страница >

Hosted by uCoz